Hồ sơ này ở tủ nào?
Người cần dùng hỏi lại thủ kho, rồi mở từng hộp đối chiếu. Một hợp đồng có thể mất cả buổi để tìm.
Mỗi hồ sơ ghi rõ phòng, tủ, ngăn, ô, hộp; quét tem QR để mở đúng hộp trên điện thoại.
Quản lý hồ sơ lưu trữ trên Google Workspace
Mỗi hồ sơ
một chỗ.
Tìm là thấy.
File Deck gom bản scan, vị trí tủ – hộp, tem QR, phiếu mượn và hạn bảo quản vào một quy trình. Chủ SME và HR/Admin biết hồ sơ đang ở đâu, ai đang giữ và việc gì cần xử lý.
- Miễn phí 100 hồ sơ
- Đầy đủ chức năng
- Dữ liệu trong Google Workspace
Ảnh chụp từ giao diện thật với dữ liệu mẫu. Xem chi tiết sản phẩm
Chạy trên hệ sinh thái doanh nghiệp đã dùng
- Google Sheets
- Google Drive
- Apps Script
- Tài khoản Google
Khi hồ sơ nằm ngoài tầm với
Không phải thiếu tủ.
Chỉ là không ai biết hồ sơ đang ở đâu.
Một bộ hồ sơ nằm trong hộp. Một phiếu mượn nằm trong sổ tay. Một bản scan nằm trong thư mục Drive. File Deck gom vị trí, người giữ và hạn xử lý về cùng một chỗ.
Ai đang giữ bản gốc?
Phiếu mượn nằm trong sổ tay hoặc chỉ nhớ theo kinh nghiệm. Quá hạn trả thường chỉ phát hiện khi có người cần dùng lại.
Phiếu mượn ghi người, phòng ban, mục đích và hạn trả; quá hạn được đánh dấu và nhắc qua email.
Hồ sơ nào sắp hết hạn?
Giấy tờ sắp hết hiệu lực và hồ sơ đến hạn bảo quản bị bỏ sót vì phải kiểm tra tay từng bộ.
Danh sách việc cần xử lý gom hồ sơ sắp hết hiệu lực, quá hạn mượn và chưa xếp chỗ.
File Deck trả lời cả ba câu hỏi trong một hồ sơ. Vị trí vật lý, bản scan và phiếu mượn cùng trỏ về một bộ hồ sơ, thay vì ba nơi phải đối chiếu.
Xem quy trìnhMột hồ sơ, sáu chặng
Từ bản scan đến hộp lưu trữ.
File Deck giữ việc tiếp theo ở cả sáu chặng.
Không chỉ là danh sách hồ sơ. Đây là nơi vị trí, bản scan, tem QR, phiếu mượn và hạn bảo quản cùng nối vào một hồ sơ.
-
01
Lập hồ sơ
Chọn bản scan, kiểm tra các ô OCR gợi ý số ký hiệu, ngày, trích yếu, nơi ban hành; sửa rồi lưu.
-
02
Xếp chỗ
Chọn hộp cùng loại còn đủ chỗ hoặc để thẳng trong tủ; vị trí và sức chứa được cập nhật.
-
03
Dán tem
In tem QR cho hộp, hồ sơ hoặc tủ trên khổ A4, kèm nhãn gáy hộp và bìa hồ sơ khi cần.
-
04
Mượn & trả
Lập phiếu mượn bản gốc, bản sao hoặc xem tại chỗ với hạn 3, 7, 14 hoặc 30 ngày.
-
05
Nhắc & tra cứu
Đánh dấu quá hạn, nhắc giấy tờ sắp hết hiệu lực và tìm lại hồ sơ kèm vị trí.
-
06
Huỷ & báo cáo
Lập biên bản khi hết thời hạn bảo quản hoặc tổng hợp số liệu theo phòng ban, loại và năm.
Trạng thái tách bạch Đang lưu, đang cho mượn và đã huỷ là ba trạng thái khác nhau; mỗi lần đổi trạng thái đều có người và thời điểm.
Xem chi tiết ứng dụngKhông chỉ là danh sách
Mỗi bước để lại đủ dấu vết để tìm lại.
Từ bản scan đầu tiên đến biên bản tiêu huỷ, mọi thứ nằm trong cùng một hồ sơ. Không phải ghép sổ tay, Excel và thư mục Drive để trả lời một câu hỏi.
Lập hồ sơ & OCR
Chụp bản giấy, để OCR điền phần số liệu.
Chọn ảnh hoặc PDF; File Deck gợi ý số ký hiệu, ngày văn bản, trích yếu và nơi ban hành. Mọi ô đều sửa được trước khi lưu.
- Số tờ lấy theo số trang scan và cộng dồn vào hồ sơ
- Mỗi tệp tối đa 10 MB; PDF trên 2 MB chỉ đọc hai trang đầu
- Lưu vào hồ sơ mới hoặc bổ sung hồ sơ có sẵn
Sơ đồ kho & gợi ý chỗ
Biết tủ nào còn chỗ trước khi mở hộp.
Sơ đồ phòng lưu trữ đi từ tủ, ngăn, ô đến hộp. File Deck gợi ý hộp cùng loại còn đủ sức chứa và cảnh báo khi hộp vượt số tờ.
- Bấm vào ô để xem hộp và hồ sơ bên trong
- Theo dõi sức chứa theo số tờ; cảnh báo, không chặn cứng
Ảnh chụp giao diện thật · Dữ liệu mẫu · Sơ đồ tủ và sức chứa từng ô
Tem QR & mẫu in
Dán tem xong, điện thoại mở đúng hộp.
In tem cho hộp, hồ sơ hoặc tủ trên khổ A4: 24 tem (3×8) hoặc 10 tem (2×5), kèm nhãn gáy hộp và bìa hồ sơ. Quét tem bằng camera để mở danh sách hồ sơ trong hộp.
- Không cần cài ứng dụng riêng
- Cần đăng nhập tài khoản Google được cấp quyền
Bản in thật từ ứng dụng · Tem hộp, hồ sơ và tủ
Tìm kiếm không dấu
Gõ không dấu vẫn ra đúng hồ sơ.
Tìm theo mã hồ sơ, tên khách, số hợp đồng, số công văn, từ khoá và cả chữ có trong bản scan. Kết quả hiện kèm đường dẫn đến tận hộp.
- Ctrl+K để mở nhanh
- Kết quả ghi rõ phòng, tủ, ô, hộp
Ảnh chụp giao diện thật · Dữ liệu mẫu · Từ khoá và kết quả kèm chỗ để
Mượn trả & nhắc hạn
Một bản gốc, một phiếu mượn, một người nhắc.
Lập phiếu mượn bản gốc, bản sao hoặc xem tại chỗ với hạn 3, 7, 14 hoặc 30 ngày. Phiếu quá hạn được đánh dấu và gộp email nhắc mỗi người một lần mỗi ngày.
- Email người mượn tự điền theo tài khoản
- Giấy tờ sắp hết hiệu lực được nhắc trước 30 ngày
Ảnh chụp giao diện thật · Dữ liệu mẫu · Phiếu mượn và hạn trả
Báo cáo & xuất Excel
Cuối tháng, số liệu đã sẵn thay vì đếm tay.
Báo cáo theo phòng ban, loại hồ sơ hoặc năm với các cột đang lưu, đang cho mượn và sắp hết hiệu lực. Bấm vào số để xem danh sách, xuất Excel khi cần đối chiếu.
- Tổng hợp theo phòng ban, loại hồ sơ và năm
- Thấy hồ sơ đã huỷ và tổng số tờ
- Xuất Excel để đối chiếu
Tiêu huỷ có biên bảnBiên bản và danh mục, không xoá dòng dữ liệu
Phân quyền 4 vai tròQuản trị, thủ kho, người dùng, lãnh đạo
Nhật ký thao tácTạo, sửa, mượn, trả, mở và tải bản scan
Cây thư mục theo danh mụcĐếm hồ sơ từng nhánh, lọc nhanh theo loại
Ảnh được chụp từ chính giao diện ứng dụng đang vận hành, với dữ liệu mẫu. Bố cục và trường dữ liệu là thật; con số hiển thị sẽ khác theo dữ liệu của từng doanh nghiệp.
Đủ người dùng, không thêm việc
Chủ SME thấy tình hình. HR/Admin xử lý gọn.
File Deck không bắt cả công ty đổi cách làm việc. Mỗi người chỉ thấy phần mình cần, trong cùng một hồ sơ chung.
Một hồ sơ chỉ hữu ích khi người lập, người giữ và người mượn cùng thấy vị trí thật.Xem chi tiết ứng dụng
-
01 · Chủ SME / Quản lý
Biết hồ sơ đang nằm ở đâu
Xem báo cáo theo phòng ban, hồ sơ quá hạn, sắp hết hiệu lực và hồ sơ chưa xếp chỗ.
-
02 · HR / Admin
Lập, xếp, in tem và cho mượn trong một mạch
Nhận bản scan, kiểm tra OCR, chọn hộp, in tem và ghi phiếu mượn ngay trên cùng hồ sơ.
-
03 · Thủ kho / Lưu trữ
Sơ đồ tủ và sức chứa luôn đúng
Kiểm tra ô trống, hộp đầy, chuyển chỗ và lập biên bản khi hồ sơ đến hạn bảo quản.
-
04 · Nhân viên / Lãnh đạo
Tự tìm trong phạm vi được cấp
Tìm không dấu, quét QR và xem hoặc tải bản scan theo quyền; lãnh đạo xem báo cáo và hồ sơ Mật khi được cấp.
Video giới thiệu
Một bộ hồ sơ đi từ bản scan đến hộp lưu trữ.
Xem cách lập hồ sơ từ scan, xếp vào tủ, in tem QR, cho mượn và tìm lại hồ sơ trong File Deck.
- OCR điền số, ngày, trích yếu từ bản scan
- Sơ đồ tủ, gợi ý hộp và tem QR
- Tìm lại hồ sơ kèm vị trí chỉ trong vài giây
Anh Chú Mê AI – ACME AI · Video giới thiệu quy trình lưu trữ hồ sơ
Trước và sau
Từ sổ tay và thư mục rời đến một hồ sơ có vị trí.
Những tình huống quen thuộc với thủ kho, HR/Admin và người cần tra cứu — và cách File Deck xử lý trong cùng một hệ thống.
| Tình huống | Cách làm quen thuộc | Khi vận hành với File Deck |
|---|---|---|
| Không nhớ hồ sơ nằm ở tủ nào, hộp nào | Hỏi lại thủ kho rồi mở từng hộp đối chiếu | Hồ sơ ghi rõ phòng, tủ, ngăn, ô, hộp; quét tem QR để mở đúng hộp |
| Tìm lại một hợp đồng mất cả buổi | Tra sổ theo dõi, sau đó lục hộp theo năm | Tìm theo mã, tên khách, số hợp đồng, từ khoá và chữ trong bản scan |
| Không rõ ai đang giữ bản gốc | Ghi sổ tay hoặc nhớ theo kinh nghiệm | Phiếu mượn ghi người mượn, phòng ban, mục đích, hạn trả và trạng thái |
| Hồ sơ quá hạn mượn nhưng không ai nhắc | Chỉ phát hiện khi có người cần dùng lại | Tự đánh dấu quá hạn và gửi email nhắc hằng ngày theo người mượn |
| Giấy tờ hết hiệu lực bị bỏ sót | Kiểm tra tay từng hồ sơ mỗi đợt | Nhắc trước 30 ngày và đưa vào danh sách việc cần xử lý |
| Lập hồ sơ mới phải gõ lại số, ngày, trích yếu | Đọc bản giấy rồi nhập tay vào bảng tính | OCR điền sẵn các ô từ bản scan; người dùng kiểm tra, sửa rồi mới lưu |
| Hộp đầy vẫn nhét thêm, hộp trống không ai dùng | Chỉ biết khi mở hộp hoặc khi hết chỗ | Theo dõi sức chứa theo số tờ và gợi ý hộp cùng loại còn đủ chỗ |
Bảng mô tả cách File Deck hỗ trợ công việc hằng ngày; kết quả thực tế phụ thuộc quy trình, dữ liệu và cách cấu hình của từng đơn vị.
Giá minh bạch
Bắt đầu với 100 hồ sơ. Nâng cấp khi kho tăng.
Bảng giá theo tháng, tính theo số hồ sơ tối đa của mỗi bản cài đặt doanh nghiệp. Một hồ sơ có thể gồm nhiều văn bản và bản scan. Gói Free có đầy đủ mọi chức năng.
Free
Bắt đầu tại đây0đ/tháng
Tối đa 100 hồ sơ
Đủ để đưa phòng lưu trữ đầu tiên lên hệ thống: lập hồ sơ, xếp chỗ, in tem, mượn trả và báo cáo.
Standard
30.000đ/tháng
Tối đa 200 hồ sơ
Cho kho đang tăng số hồ sơ và cần thêm chỗ trước khi mở rộng sang nhiều loại giấy tờ hơn.
Pro
50.000đ/tháng
Tối đa 500 hồ sơ
Cho doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều tủ và số hồ sơ tăng đều mỗi năm.
Enterprise
70.000đ/tháng
Không giới hạn hồ sơ
Cho kho cần quản lý toàn bộ hồ sơ mà không muốn giới hạn theo số lượng.
Mọi gói đều có đầy đủ chức năng: lập hồ sơ, sơ đồ tủ, tem QR, mượn trả, nhắc hạn và báo cáo. Các gói chỉ khác giới hạn số hồ sơ. Một số tác vụ OCR có thể tính theo số trang hoặc credit tuỳ gói; mức tiêu hao được thông báo trước khi dùng.
Xem chi tiết gói trên ACME AIDữ liệu và quyền truy cập
Hồ sơ và bản scan nằm trong Google Workspace của doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp dùng Google Sheets và Apps Script riêng; bản scan nằm trong Drive của doanh nghiệp. Người dùng xem qua ứng dụng theo phân quyền thay vì chia sẻ trực tiếp thư mục. ACME AI quản lý đăng ký, gói sử dụng và hỗ trợ.
Đọc chính sách an toàn dữ liệuĐăng nhập bằng Google
Chỉ tài khoản đã được cấp quyền mới xem được hồ sơ và bản scan.
Phân quyền theo vai trò
Quản trị, thủ kho, người dùng và lãnh đạo thấy đúng phần dữ liệu của mình.
Có nhật ký thao tác
Tra cứu lịch sử tạo, sửa, chuyển chỗ, mượn, trả, mở và tải bản scan.
Bản cài đặt riêng
Mỗi doanh nghiệp có Sheets và Drive riêng, không dùng chung dữ liệu vận hành.
Giới hạn cần biết: File Deck không thay phần mềm văn thư, không ký số và không phải phần mềm kế toán. Bản đầu thiết kế cho một phòng lưu trữ trong một bản cài đặt; nhiều chi nhánh cần cấu hình riêng. Sức chứa hộp là cảnh báo, không chặn cứng.
Câu hỏi thường gặp
Trước khi đưa File Deck vào phòng lưu trữ.
Nếu câu hỏi của bạn chưa có ở đây, đội ngũ ACME AI hỗ trợ qua Zalo hoặc email.
Chat với ACME AIỨng dụng có thay thế phần mềm văn thư hoặc ký số không?
Không. File Deck tập trung vào vị trí vật lý, mượn trả, nhắc hạn và báo cáo hồ sơ giấy. Quản lý văn bản đi/đến theo chuẩn văn thư và ký số nằm ngoài phạm vi bản đầu.
File Deck quản lý hồ sơ hay quản lý từng văn bản?
Quản lý theo hồ sơ. Mỗi hồ sơ gồm một hoặc nhiều văn bản, mỗi văn bản có số ký hiệu, ngày, trích yếu và bản scan riêng; số tờ của hồ sơ là tổng số tờ của các văn bản.
Một hộp chứa được bao nhiêu hồ sơ?
Hộp được cấu hình sức chứa theo số tờ. Ứng dụng cảnh báo khi hộp vượt sức chứa nhưng không chặn cứng, để đơn vị linh hoạt theo thực tế lưu trữ.
Quét mã QR có cần cài ứng dụng riêng không?
Không. Camera điện thoại mở trang web app, sau đó người dùng đăng nhập bằng tài khoản Google đã được cấp quyền để xem hộp hoặc hồ sơ tương ứng.
Có biết ai đang mượn bản gốc không?
Có. Phiếu mượn ghi người mượn, phòng ban, email, mục đích, loại mượn và hạn trả; hồ sơ chuyển sang trạng thái đang mượn cho đến khi ghi nhận trả.
Có nhắc giấy tờ sắp hết hiệu lực không?
Có. Trigger chạy mỗi sáng, gộp các việc cần xử lý và gửi email mỗi người một lần mỗi ngày; ngưỡng nhắc mặc định là 30 ngày và có thể cấu hình.
Bản scan được lưu ở đâu?
Bản scan nằm trong Google Drive của doanh nghiệp, dữ liệu có cấu trúc nằm trong Google Sheets. Người dùng xem qua ứng dụng theo phân quyền thay vì chia sẻ trực tiếp thư mục.
Ảnh giới thiệu có phải giao diện thực tế không?
Ảnh được chụp từ chính giao diện ứng dụng đang vận hành, với dữ liệu mẫu. Bố cục và trường dữ liệu là thật; con số hiển thị sẽ khác theo dữ liệu của từng doanh nghiệp.
Cần xem chi tiết về tính năng, dữ liệu và hỗ trợ? Đọc trang sản phẩm đầy đủ
Bắt đầu từ bộ hồ sơ đầu tiên
Đưa bộ hồ sơ đầu tiên vào đúng chỗ.
Rồi tìm lại trong vài giây.
Bắt đầu miễn phí với 100 hồ sơ. Nhận hướng dẫn cài đặt qua email và đưa phòng lưu trữ đầu tiên lên File Deck.